Anleitung HeiCONF

Screenshot der Startseite von HeiCONF

Screenshot des Kontextmenüs "Neuen Raum erstellen".

HeiCONF ist ein browserbasiertes Webtool, um Personengruppen online durch Text- Audio- und Videoübertragung miteinander in Verbindung zu bringen. Es basiert auf Greenlight von BigBlueButton. Es wird durch das Universitätsrechenzentrum (URZ) der Universität Heidelberg zur Verfügung gestellt und ermöglicht neben der Kommunikation auch die Präsentation diverser Dateiformate für die Teilnehmenden. Daneben bietet HeiCONF die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen, externe Videos (bspw. von Youtube) zu zeigen und den eigenen Bildschirm zu teilen. Teilnehmende können einfach über einen Link eingeladen werden, der bei Bedarf auch mit einem Passwort geschützt werden kann. Gemeinsame Notizen ermöglichen der Gruppe, Mitschriften kollektiv oder durch eine Einzelperson zu gestalten und können am Ende der Sitzung heruntergeladen werden.

Schritt für Schritt zur Konferenz:

1.      Website https://heiconf.uni-heidelberg.de/; Anmelden mit der URZ Kennung und dem dazugehörigen Passwort

2.      Einen Raum über „Raum erstellen“ erstellen, einen Namen und ggf. Passwörter vergeben. Am besten alle Teilnehmende stummschalten.

3.      Teilnehmende können über den Link im oberen Bereich neben dem roten „Kopieren“-Button eingeladen werden und müssen ggf. ein Passwort eingeben, um den Raum betreten zu können.

4.      Den Raum auswählen und auf "Starten" klicken, der Name des ausgewählten Raumes ist groß im linken Bereich der Startseite.

Arbeiten mit HeiCONF:

1.      Das Plus links unten:

a.      Umfragen: Umfragen mit bis zu 5 benutzerdefinierten Fragen stellen. ACHTUNG: Die Umfragen können nicht mit einer Frage versehen werden, diese sollte im Chat oder auf einer Folie gestellt werden

b.      Präsentationen hochladen: Hier können Dateien (Auch PDF, .png, .jpg) für alle zur Verfügung gestellt werden. Durch erneutes Klicken auf das Plus kann man auch frühere Dateien wieder zugänglich machen, indem man sie rechts auswählt. Hier kann auch reguliert werden, ob die Präsentation heruntergeladen werden kann oder nicht.

c.      Externe Videos: Mit einer Video-URL können Videos für alle sichtbar gestreamt werden. Die präsentierende Person erhält die Kontrolle über die Wiedergabe.

2.      Die Buttons unter der Präsentation:

a.      Sprechen: Mikrofon ein- oder ausschalten

b.      Hören: Ton ein- oder ausschalten

c.      Video: Kamera ein- oder ausschalten

d.      Bildschirm teilen: Den eigenen Bildschirm für alle zugänglich machen

ACHTUNG: hier müssen evtl. Berechtigungen an den Browser vergeben werden

3.      Die Buttons rechts von der Präsentation:

a.      Werkzeuge: Auswahl zwischen Text, Schrift, Linien und Freihand, die auf der Präsentation verwendbar sind

b.      Letzte Anmerkung rückgängig

c.      Alle Anmerkungen Löschen

d.      Mehrbenutzermodus: Gibt allen Teilnehmenden das Recht, auf der Arbeitsfläche zu schreiben

4.      Die Fenster links:

a.      Öffentlicher Chat: Ein Chat, in den alle Teilnehmenden schreiben können. Hier steht auch der Einladungslink zu Beginn und der Chat kann heruntergeladen werden. Die drei Punkte rechts oben ermöglichen den Text in ".txt" oder ".html" zu speichern.

b.      Geteilte Notizen: Hier können ebenfalls alle Teilnehmenden Notizen machen, die auch alle sehen können. Wer jeweils was geschrieben hat, ist allerdings nicht zu erkennen. Die Notizen können ebenfalls auf dem Computer gespeichert werden.

c.      Teilnehmende: Hier können Berechtigungen vergeben werden. Moderatoren haben links ein quadratisches Icon und verfügen über eine uneingeschränkte Berechtigung im Seminarraum. Zuschauende haben dementsprechend weniger Berechtigungen und man erkennt sie an einem runden Icon. Zusätzlich kann hier die Person, die gerade präsentiert, ausgewählt werden und einzelne Personen stummgeschaltet werden, wenn man über Moderatorenrechte verfügt.

5. Die drei Punkte rechts oben:

a. Über "Einstellungen öffnen" in "Anwendungen" hat man die Möglichkeit ein-/auszuschalten, bzw. modifizieren: "Animation", "Audiowarnung für Chat", "Popupwarnung für Chat", "Audiowarnton wenn neue Teilnehmer den Raum betreten", "Popupnachricht wenn neue Teilnehmer den Raum betreten", "Sprache", "Schriftgröße".

Wichtig: "Popupwarnungen für Chat" und "Audiowarnungen für Chat" funktionieren nur, wenn der Chat nicht offen ist. ACHTUNG: Diese Einstellungen werden nicht gespeichert.

c. Die "Datenvolumeneinsparung" ermöglicht bei schlechtem Internet eine stabilere Übertragung.

Aufgetretene Probleme:

1.      Veröffentlichung von Umfrageergebnissen, wenn noch niemand geantwortet hat: Ein Fehler bei der Anzeige der Präsentation tritt auf.

Lösung: Kurz den Bildschirm teilen (Button ganz rechts unter der Präsentation, am besten nur die Konferenz selbst) und dann teilen wieder abbrechen (Klick auf denselben Button)

2.      Ein Raum wird nicht erstellt.

Lösung: Eventuell wurde kein Name für den Raum eingegeben.

3. Veraltete Laptops/Computer erkennen evtl bei Kopfhörern das Mikrofon nicht.

Lösung:

• Adapter verwenden, damit die Kopfhörer sowohl mit dem Audio als auch Mikrofon Slot verbunden sind.
• Mit einem Handy einwählen, oder
• Gleichzeitig mit einem Handy und Computer (mit Webcam) einwählen. Dabei normal die Funktionen des Kopfhörers und Mikrofons mit dem Handy benutzen; mit dem Computer als Zuhörer einwählen, Ton ausschalten und die Kamerafunktion benutzen.

4. Vereinzelt Probleme beim Sessionwechsel, wenn die betroffene Person in HeiCONF eingeloggt ist.

Lösung: Ausloggen und wieder per Link auf die Session zugreifen.

Screenshots einer Konferenz

Screenshot eines Konferenzraumes

Weiterführende Links

Erklärungsvideo der Software von BigBlueButton (englisch): https://bigbluebutton.org/html5/

Ausführliche Betriebsanleitung des URZ: https://www.urz.uni-heidelberg.de/de/heiconf-grundlagen

HeiCONF-Seite des URZ: https://www.urz.uni-heidelberg.de/de/heiconf